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Politique de protection des données à caractère personnel et politique de confidentialité de l’association des maires du Val-de-Marne

Préambule

L’Association des Maires du Val-de-Marne est une association régie par la loi 1901 à laquelle adhèrent les communes du département. Conformément à ses statuts, elle a pour objet :

  • d’établir une concertation étroite et permanente entre ses adhérents pour étudier toutes les questions intéressant l’administration des communes, leur coopération, leurs rapports avec les pouvoirs publics (Etat, autres collectivités …), les personnels communaux et la population ;
  • de promouvoir la mise en œuvre effective du principe constitutionnel de la libre administration des communes ;
  • d’accompagner le développement de la coopération intercommunale sous toutes ses formes ;
  • de faciliter à ses adhérents l’exercice de leurs fonctions par l’information et la formation les collectivités dans leur gestion administrative et dans l’informatisation de leurs services administratifs.

Que ce soit en interne, en tant que responsable de traitement ou en tant que sous-traitant des collectivités, pour ce qui concerne les différents services réalisés pour le compte de ses adhérents, l’Association des Maires du Val-de-Marne attache beaucoup d’importance au respect de la vie privée et en respectant la règlementation en vigueur, en la matière. C’est pour cela que notre association s’est dotée d’une politique propre à la confidentialité au regard des données et du contenu des services traités pour le compte de ses adhérents et à la protection des données à caractère personnel.

L’Association des Maires du Val-de-Marne s’engage, au travers de cette politique, à respecter le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018, ainsi que les dispositions de la loi n° 78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n° 2018493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Quelques définitions

Afin de bien comprendre la politique de protection des données, quelques définitions s’imposent :

  • Responsable de traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d’autres, l’objectif et les moyens de traitement des données à caractère personnel.
  • Donnée à caractère personnel : toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement.

Cela regroupe par exemple :

  • Les données d’identité (nom, prénom, adresse, date, lieu de naissance, etc.)
  • Les données de vie personnelle (caractéristiques personnelles, habitudes de vie, situation familiale, etc.)
  • Les données de vie professionnelle (CV, situation professionnelle, formation)
  • Les informations d’ordre économique (revenus, situation financière, etc.)
  • Les données de connexion (adresses IP, logs, etc.)
  • Les données de localisation (données GPS)
  • Les cookies, traceurs et données de navigation
  • Les données sensibles (opinion religieuse, politique, philosophique, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données de santé, etc.)
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés. En d’autres termes, si nous collectons, enregistrons, organisons, structurons, conservons, adaptons, modifions, consultons, utilisons, communiquons, diffusons, effaçons ou détruisons vos données, nous effectuons un traitement de données à caractère personnel.
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  • Personne concernée : toute personne dont les données font l’objet d’un traitement.
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

 

 

Identité du responsable du traitement

 

Le responsable de traitement est l’Association des Maires du Val-de-Marne, 21/29 avenue du Général de Gaulle – 94054 CRETEIL Cédex – N° SIRET : 512 374 208 000 19, ci-après « Association des Maires du Val-de-Marne » ou « Nous ».

 

Personnes concernées par la politique de protection des données

 

Cette politique s’adresse :

  • en premier lieu aux élus et personnels des collectivités du département adhérentes à l’Association des Maires du Val-de-Marne.
  • aux élus et personnels des collectivités du département non adhérentes à l’Association des Maires du Val-de-Marne mais dont les données sont susceptibles d’être collectées.
  • aux partenaires de l’Association des Maires du Val-de-Marne, institutionnels ou privés.
  • aux internautes naviguant sur le site de l’Association des Maires du Val-de-Marne et susceptibles d’utiliser les formulaires de contact.
  • à l’ensemble du personnel et des membres du Conseil d’Administration de l’Association des Maires du Val-de-Marne.
  • et plus généralement à toutes les personnes qui sont ou rentrent en contact avec l’Association des Maires du Val-de-Marne.

Données personnelles

 

Lorsque vous adhérez à l’Association, vous nous communiquez un certain nombre d’informations personnelles, nécessaires à la conduite et la mise en œuvre de l’objet de l’Association, auquel vous souscrivez.

Vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement lorsque :

  • vous adhérez aux services de l’Association des Maires du Val-de-Marne et vous nous fournissez à cet effet des informations personnelles.
  • nous mettons en œuvre les missions et services que nous proposons à nos adhérents.
  • nous réalisons des documents (annuaire des communes, …) et organisons des évènements à l’échelle du département.
  • vous naviguez sur notre site internet (à propos des cookies, voir page 6) et que vous renseignez les formulaires de contact.

 

Principes et objectifs de la politique de protection des données personnelles

Le présent document a pour objectif d’informer les personnes :

d’une part, quant à la façon dont sont traitées les informations personnelles communiquées à l’Association des Maires du Val-de-Marne ou collectées, par cette dernière, par le biais des formulaires de contact sur notre site internet ou des mails que vous nous adressez ainsi qu’à travers la mise en œuvre des services que nous proposons à nos adhérents et des différentes activités qui sont les nôtres.

– et d’autre part, quant aux mesures prises pour assurer la protection des données personnelles susceptibles de faire l’objet d’un traitement de la part de l’Association des Maires du Val-de-Marne. 

 

Afin de mettre en œuvre sa politique de protection des données, l’Association des Maires du Val-de-Marne s’attache à respecter plusieurs principes essentiels en matière de protection des données, rappelés et renforcés par le RGPD :

  • prendre en compte les règles de protection des données dès la phase de conception d’un projet de traitement des données personnelles (« privacy by design »).
  • déterminer clairement l’objectif du traitement de données, limiter les activités de traitement à l’objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées et ne pas réutiliser les données à d’autres fins (principe de limitation des finalités).
  • contrôler le respect des obligations légales pendant toute la durée de vie des traitements informatiques de données et être en mesure d’en prouver le respect (principe de licéité ou nécessité de disposer de bases juridiques légitimes -obligations légales, consentement, intérêt légitime- pour traiter les données personnelles).
  • réduire la collecte des données au strict nécessaire (principe de minimisation des données).
  • limiter la durée de conservation des données (principe de limitation de la conservation des données).
  • assurer du mieux possible l’exactitude des données (principe d’exactitude des données).
  • mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, y compris les mesures de protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle (principe d’intégrité et de confidentialité des données).
  • assurer la plus grande transparence sur les traitements de données.
  • faciliter l’exercice des droits que la législation reconnaît aux personnes dont les données sont traitées (droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, etc.).

En tant que sous-traitant des collectivités pour un certain nombre de services effectués pour le compte des collectivités, l’Association des Maires du Val-de-Marne s’engage par ailleurs à s’assurer que l’ensemble de ses prestataires (ou sous-traitants ultérieurs) respectent la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

 

Catégories de données collectées

 

Dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos adhérents, mais aussi avec nos partenaires et prestataires, et afin de mettre en œuvre les services que nous proposons (service juridique, formation des élus et des personnels des collectivités, réalisation de l’annuaire de l’Association des Maires du Val-de-Marne, envoi d’informations diverses liées aux activités de l’Association des Maires du Val-de-Marne, etc.), nous sommes amenés à collecter des informations relatives à votre identité comme votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre numéro de téléphone personnel, votre adresse postale et électronique ou des informations relatives à votre vie professionnelle comme votre numéro de téléphone, votre adresse de messagerie électronique ou encore votre fonction/profession.

L’Association des Maires du Val-de-Marne peut par ailleurs être amenée à collecter des catégories de données supplémentaires pour la formation des élus et la gestion de leurs demandes de droit individuel à la formation (DIF) auprès de la CDC : l’ensemble des informations personnelles nécessaires à la gestion des dossiers de demande de DIF élus.

Dans le cadre d’une candidature spontanée via notre adresse générique de contact, vous pouvez également nous transférer des informations plus détaillées liées à votre identité, votre vie professionnelle ou votre vie personnelle.

A noter que nous ne recueillons pas de données « sensibles » comme les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.

 

La collecte de cookies

 

Notre site récolte des cookies essentiellement fonctionnels et statistiques. Ils aident au bon fonctionnement du site et facilitent vos navigations. Aucun cookie à caractère publicitaire/commercial n’est néanmoins actif sur notre site internet https://am94.fr/.

 

Finalités et utilisation des données collectées

 

Les informations collectées et gérées par l’Association des Maires du Val-de-Marne nous permettent de mener à bien nos missions et fournir les services que nous proposons principalement à nos adhérents :

  • répondre à vos demandes via les formulaires de contact et d’assistance juridique.
  • envoyer à nos adhérents des informations concernant nos services, les formations et évènements organisés par notre Association.
  • gérer les adhésions, les appels à cotisations et les facturations des services que nous proposons.
  • de façon plus générale, mettre en œuvre/réaliser les services proposés à nos adhérents dans les domaines suivants :
    • assistance juridique au profit des collectivités adhérentes à l’Association des Maires du Val-de-Marne.
    • organisation de formations et de réunions d’information à destination des élus et des personnels des collectivités territoriales adhérentes à l’Association des Maires du Val-de-Marne.
    • organisation d’évènements annuels pour un public d’élus et de fonctionnaires territoriaux.
    • réalisation de l’annuaire de l’Association des Maires.
    • utilisation d’un outil web « INNOGAM » de gestion des adhérents de l’Association des Maires du Val-de-Marne, pouvant être renseigné par les collectivités elles-mêmes.

Nous utilisons les données personnelles collectées dans ce cadre pour des motifs légitimes au regard des missions qui sont les nôtres, et/ou avec votre consentement.

 

La confidentialité et les destinataires de vos données

 

Les données que vous nous fournissez et les échanges occasionnés dans l’exercice de nos missions demeurent strictement confidentiels et sont réservés à un usage interne à l’Association des Maires du Val-de-Marne concernant la réalisation de ses missions et la mise en œuvre des services proposés à ses adhérents.

Les données sont seulement accessibles par nos services internes et ne sont pas destinées à être cédées ou vendues, à l’exception des données générales des élus (nom, prénom, civilité, type de mandat, adresse électronique professionnelle) et des personnels des collectivités (nom, prénom, civilité, fonction, adresse électronique professionnelle) qui peuvent être transmises aux partenaires de l’Association des Maires du Val-de-Marne à des fins d’envoi d’informations susceptibles d’intéresser les collectivités adhérentes de l’Association. En aucun cas ces données ne seront transmises ou utilisées à des fins commerciales.

Tous les salariés de l’Association des Maires se sont engagés à conserver, de la façon la plus stricte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des données qu’ils pourraient recueillir à l’occasion de leur fonction ou du fait de leur présence dans l’Association vis-à-vis des tiers et des autres salariés de l’Association.

 

La sécurisation de vos données

 

L’Association des Maires du Val-de-Marne fait de son mieux pour mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, y compris les mesures de protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.

Afin de nous protéger contre les attaques de notre réseau informatique par des logiciels malveillants, nous nous sommes dotés d’une solution de protection et de sauvegarde adaptée (hébergement en France, site interne, espace de stockage).

 

La durée de conservation de vos données personnelles

 

Les données collectées via les formulaires de contact sont conservées cinq années. Elles sont ensuite supprimées.

Les données collectées via le formulaire d’assistance juridique sont conservées le temps d’un mandat (six années). Elles sont ensuite supprimées.

Les informations personnelles collectées par l’Association des Maires du Val-de-Marne sont conservées le plus souvent le temps d’un mandat (6 ans), puis archivées (10 ans), sauf si les personnes concernées (élus et/ou fonctionnaires territoriaux) sont encore en fonction le mandat suivant. Dans ce dernier cas, les données sont conservées tant que l’élu/le fonctionnaire territorial est encore en fonction dans le département du Val-de-Marne.

Les données des élus ayant démissionné en cours de mandat ou ne se représentant pas au prochain mandat sont archivées.

Les données des élus/fonctionnaires territoriaux décédés ou ayant quitté le territoire du Val-de-Marne sont supprimées.

Concernant les données collectées par l’Association des Maires du Val-de-Marne dans le cadre des services fournis aux collectivités (service juridique, site internet, plateformes de gestion des adhérents, etc.) sont conservées le temps d’un mandat.

Les données relatives à la formation des élus et des personnels des collectivités sont conservées le temps d’un mandat (6 ans), puis archivées (10 ans), sauf si les personnes concernées (élus et/ou fonctionnaires territoriaux) sont encore en fonction le mandat suivant. Dans ce dernier cas, les données sont conservées tant que l’élu/le fonctionnaire territorial est encore en fonction dans le département du Val-de-Marne.

Dans le cadre d’un processus de recrutement, les données sont conservées uniquement pendant la période de recrutement. Dès la clôture de l’offre d’emploi, vos données informatiques et sur format papier sont détruites et aucune copie n’est conservée.

 

Les destinataires et les transferts des données

 

La gestion du site internet est sous-traitée à un prestataire spécialisé. Il reçoit uniquement votre adresse de messagerie électronique lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter. L’Association des Maires du Val-de-Marne s’assure que les données restent néanmoins confidentielles et qu’elles ne sont pas utilisées à des fins ultérieures.

L’Association des Maires du Val-de-Marne est localisée sur le territoire français et vous assure que vos informations personnelles ne peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne car l’hébergement est situé en France.

Vos droits

 

Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018, ainsi que les dispositions de la loi n° 78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n° 2018493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles vous octroient des droits spécifiques comme le droit à l’information, le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit à la limitation, le droit de rectification des informations incomplètes ou inexactes vous concernant, et le droit à l’effacement.

Le droit à l’information : afin de garantir votre droit à l’information, vous devez être informé de l’existence d’un éventuel traitement de vos données personnelles, des catégories de données collectées et traitées et des destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées.

Le droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données vous concernant et d’obtenir des informations relatives à leur traitement (comme par exemple les catégories de données traitées). Ce droit vous permet aussi de demander à l’Association des Maires du Val-de-Marne de vous communiquer l’intégralité de ces données.

Le droit de rectification : vous pouvez modifier à tout moment les informations personnelles vous concernant sur simple demande.

Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données par l’Association des Maires.

Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.

Le droit à l’effacement : vous pouvez également, en exerçant votre droit à l’effacement, nous demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle ou ne soit pas soumis à une obligation légale.

Le retrait du consentement : si vous avez consenti à un traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer à tout moment et sans conditions votre consentement.

Les informations liées à l’exercice de ces droits sont conservées cinq ans à compter de la date de réponse de l’Association des Maires du Val-de-Marne, conformément à la durée de prescription légale des actions personnelles en justice. Vos données liées à l’exercice de vos droits sont ensuite supprimées à échéance de ce délai.

 

Comment exercer chacun de ces droits ?

 

Vous pouvez exercer chacun de ces droits en nous fournissant un justificatif d’identité :

  • En écrivant par courrier à l’Association des Maires du Val-de-Marne – 21/29 avenue du Général de Gaulle 94054 CRETEIL Cédex.
  • En adressant un courrier électronique à l’adresse : contact@am94.fr.

L’Association des Maires du Val-de-Marne se réserve le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.

L’Association des Maires du Val-de-Marne vous informe que vous disposez du droit de contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de formuler une plainte à cette adresse :

https://www.cnil.fr/agir

 

Modifications de cette politique de confidentialité

 

L’Association des Maires du Val-de-Marne se réserve le droit d’apporter des modifications à cette politique de confidentialité.

 

Dernière modification le 28 juillet 2020.